Arhivarea documentelor și păstrarea lor în siguranță pot deveni rapid o provocare. Deoarece în timp, există tone de hârtii, facturi și contracte care trebuie sortate și etichetate. Pentru a nu vă pierde urma, vă explicăm ce ar trebui să știți despre subiect.
Pentru a stoca documentele în mod corespunzător, aveți nevoie de răbdare și perseverență - dar munca merită, pentru că toată lumea știe: „Ordinea este jumătate din luptă”. Dacă nu mai doriți să căutați în zadar documente importante în teancul de hârtie de pe birou, vă puteți ușura viața cu doar câțiva pași.
Dar ce înseamnă de fapt un document? În principiu, documentele conțin informații relevante sau importante. Acestea nu trebuie să fie întotdeauna sub formă de hârtie; ele pot conține, de asemenea, informații digitale de orice fel. Cu toate acestea, ele servesc întotdeauna ca siguranță juridică, astfel încât prezenta scrisoare să poată dovedi exact ceea ce a fost planificat sau efectuat - de exemplu, documentează o plată sau alte tranzacții semnificative din punct de vedere juridic.
Perioade de păstrare a documentelor
Spre deosebire de companii, comercianți sau lucrători independenți, persoanele private nu sunt de obicei supuse niciunei cerințe legale de păstrare. Singura excepție sunt facturile comercianților, care trebuie să demonstreze că nu a fost efectuată nicio muncă ilegală ( articolul 14b (1) UStG ). Cu toate acestea, este recomandabil să arhivați alte documente importante pentru o anumită perioadă de timp. Următoarele perioade de păstrare trebuie cel puțin respectate:
- cel puțin doi ani
Nu există o perioadă de păstrare reglementată pentru contractele de vânzare, chitanțele, facturile și documentele de garanție. Cu toate acestea, atunci când cumpărați bunuri noi, încheiați un contract de cumpărare în conformitate cu Codul civil german, care este valabil doi ani. În plus, ar trebui să păstrați facturile comercianților, facturile de la medici, avocați și notari pentru aceeași perioadă de timp.
- cel puțin cinci ani
Reclamații și revendicări pentru defecte la domiciliu.
- cel puțin șase ani
Câștigătorii mari cu un salariu anual de peste 500.000 de euro pe an trebuie să-și păstreze extrasele bancare cel puțin șase ani.
- în jur de 30 de ani
Hotărâri judecătorești, sesizări și dosare de judecată
- pe tot parcursul vieții
Unele documente trebuie păstrate o viață întreagă. Acestea includ rapoarte medicale, certificate de pregătire, diplome, certificate de naștere, certificate de botez, certificate de căsătorie, certificate de deces pentru membrii familiei și documente pentru calcularea pensiilor. Acesta din urmă include, de asemenea, contracte de muncă, fișe de plată și documente de securitate socială.
- documente fiscale private
În general, documentele fiscale private nu trebuie păstrate. Cu toate acestea, dacă o evaluare fiscală este marcată ca „provizorie” sau „supusă revizuirii”, documentele ar trebui păstrate până când vor fi complet clarificate.
- Contracte de împrumut și polițe de asigurare
Contractele pentru produsele bancare ar trebui să fie disponibile pentru întregul termen și pentru aproximativ trei ani de la sfârșitul acestui termen. Același lucru este valabil și pentru documentele de asigurare.
Proiectați sistemul de înregistrare a documentelor
Un sistem de înregistrare bine structurat este cel mai bun mod de a păstra documentele în siguranță și pe termen lung. Ce tip de stocare alegeți depinde în principal de preferințele dvs. Pentru birouri mici și puține documente, un dulap mic este suficient pentru a putea pur și simplu să alunecați sub birou. Cu toate acestea, dacă nu doriți să aveți probleme de spațiu mai târziu, ar trebui să investiți direct într-un dulap spațios, care oferă suficient spațiu de stocare pentru fișiere și foldere. Pentru documentele de care nu aveți nevoie tot timpul, puteți achiziționa mai multe foldere Din-A4, pe care le etichetați corespunzător și le furnizați cu separatoare. De asemenea, puteți utiliza culoarea folderului pentru a clarifica conținutul diferit. De exemplu, toate folderele de construcții de case pot fi verzi și finanțează folderele negre.Cei care preferă foldere uniforme ar trebui să acorde importanță etichetării precise, astfel încât hârtia necesară să fie la îndemână.
Pentru documentele importante care sunt utilizate din nou și din nou în birou, sunt potrivite fișierele suspendate etichetate, care sunt păstrate într-un dulap corespunzător. Dimensiunea, culoarea și designul dulapului pot fi selectate individual.
Dar registrul de casete, format din casete din plastic în format peisaj DIN A4, este potrivit și pentru accesul direct și rapid la fișiere individuale.
Dacă aveți hârtii la birou sau acasă de care aveți nevoie din nou și din nou sau care mai trebuie procesate, le puteți pune pur și simplu pe o tavă pentru scrisori. Cu toate acestea, evitați să colecționați prea multe documente acolo, altfel va apărea din nou dezordine.
Dosarele de suspendare au avantajul că documentele nu trebuie să fie șterse. Documentele sunt pur și simplu plasate slab în dosar și pot fi, de asemenea, eliminate rapid din nou.
Casetă de documente ignifugă
Casetele de documente ignifuge sunt ideale pentru protejarea documentelor importante precum pașapoartele sau certificatele de naștere în caz de incendiu sau inundații. Ele pot rezista la temperaturi ridicate până la 60 de minute și sunt extrem de stabile și robuste, astfel încât hoții nu au nicio șansă. Dimensiunile majorității casetelor corespund formatului DIN A4 și, prin urmare, pot stoca și foldere DIN A4 sau registre întregi. De asemenea, au un mâner și, prin urmare, pot fi transportate cu ușurință.
Stocarea digitală a documentelor
Cantitatea de documente pe care o colectăm pe parcursul unei vieți este adesea destul de considerabilă. Dar nu de puține ori nu există suficient spațiu pentru stocarea tuturor documentelor. O soluție aici este stocarea digitală a documentelor. Există diverse programe de arhivare pentru documente. Acest lucru necesită cercetări precise cu privire la ce software este potrivit pentru dvs. Dacă doriți în principal să salvați e-mailuri, aceasta poate fi o problemă pentru unele programe software. Un bun program de arhivare nu numai că poate gestiona documente de hârtie scanate sau PDF-uri, ci trebuie să aloce automat e-mailurile și atașamentele acestora la fișierele electronice corecte.
Dacă preferați să vă digitalizați singur documentele fără software, veți avea nevoie de un scaner bun și spațiu de stocare suficient sub forma unui hard disk extern. Există multe motive pentru a vă scana documentele: dacă salvați documente în format electronic și în copie, le puteți proteja de pierderi sau distrugeri. De asemenea, puteți economisi spațiu de birou și potențial bani. Și nu în ultimul rând, vă îmbunătățiți organizarea biroului: arhivarea electronică creează ordine și claritate.
Este recomandabil să creați un al doilea hard disk extern pentru a fi sigur, astfel încât să nu se poată pierde date. Hard diskurile cu funcție de oglindă sunt o soluție destul de sigură pentru stocarea datelor importante. Principiul: există două unități de disc într-o singură carcasă. Cele două unități de disc comunică între ele și reflectă conținutul lor - de două ori mai bun. Dacă una dintre plăci este defectă, există întotdeauna a doua.
Cu toate acestea, după 5-10 ani este recomandabil să cumpărați un hard disk nou, deoarece suportul de stocare digital are, de asemenea, o perioadă de valabilitate limitată. Dacă un hard disk al așa-numitului sistem raid prezintă defecte, ar trebui să cumpărați două noi. Interfețele și conexiunile dintre mediul de stocare și computer se schimbă, de asemenea, din când în când - un alt motiv pentru a transfera datele pe noi unități externe.
Odată ce ați digitalizat documentele, este important, desigur, să creați ordine pe hard disk. Puteți crea pur și simplu o structură de folder adecvată cu numele corespunzător. De asemenea, aveți opțiunea de a eticheta fișierele individuale. Când vine vorba de tipul de fișier, ar trebui să utilizați formate testate, cum ar fi JPEG.webp și PDF, care promit, de asemenea, un anumit grad de securitate viitoare. Este mai bine să evitați formatele de fișiere exotice.
Cel puțin folderele care conțin documente sensibile ar trebui să fie criptate. Funcția standard de criptare a sistemului de operare este de obicei suficientă pentru aceasta. Asigurați-vă că notați parola și salvați-o într-un loc pe care încă îl puteți aminti peste 10 ani - dacă o uitați, nu există cu greu posibilitatea de a accesa datele criptate. Criptarea este esențială în special dacă computerul dvs. are acces la Internet, deoarece există acum o mulțime de troieni în circulație, în special pentru sistemele Windows, care pot spiona datele altor computere.
Digitalizarea documentelor durează ceva timp, dar economisește mult spațiu.
Stocați documente online în cloud
Stocarea online poate fi utilizată și pentru arhivarea datelor. Este ușor și ieftin, dacă nu gratuit. Există mulți furnizori: Dropbox, Amazon sau Google Drive sunt unele dintre marile servicii. Dar cei care se bazează pe servicii cloud convenabile trebuie, de asemenea, să aibă multă încredere: în cele din urmă, vă dați datele în mâinile altor companii. Acestea sunt la fel de sigure pe cât le face furnizorul respectiv. De asemenea, este posibil să aveți costuri de funcționare și niciun control asupra viitorului furnizorului de servicii. Prin urmare, stocarea în cloud nu este prima alegere pentru datele sensibile.
Stocați documente în exterior
Compania din Berlin Deba Bauarchiv GmbH oferă un serviciu special pentru proprietarii de imobile. S-a specializat în stocarea și gestionarea documentelor proprietarilor de proprietăți în mare parte private. „Clienții își aduc fișierele la noi, le indexăm și le stocăm la noi sub precauții speciale de securitate”, explică directorul general Ben Stoffregen. Dacă clientul are nevoie de un document sau o copie, îl poate solicita de la Deba, care îl va trimite prin poștă sau curier. Deoarece documentele se pierd din nou și din nou când se mută. „Asta a costat o mulțime de bani pentru un client actual: pentru a adăuga un alt etaj la casa lui, a trebuit să cheltuiască zeci de mii de euro pentru noi statistici și alte analize.”